Maßnahme M ovvi.9 "Aussonderung von Software"

Verantwortlich für die Initiierung: Behörden- / Organisationsleitung, Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Umsetzung: Leiter IT, IT-Administration

Software verarbeitet Informationen.
Im betrieblichen Bereich werden damit in der Regel unternehmensrelevante oder personenbezogene Informationen verarbeitet.
Diese Informationen können Anforderungen an die Verfügbarkeit, bzw. an Aufbewahrungsfristen stellen oder Anforderungen an die Vertraulichkeit stellen.

Bevor ein Software Produkt ausgesondert wird, muss sichergestellt werden, dass die verarbeiteten Informationen entweder nicht mehr erforderlich sind oder mit einem Ersatzprodukt weiterverarbeitet werden können.

Falls das Software Produkt mit einem Speichermedium ausgesondert wird, ist sicherzustellen, dass Informationen nicht ungewollt die Organisation verlassen. Das trifft auf interne, vertrauliche und personenbezogene Informationen zu.
Hinweise auf das geeignete Verfahren zur Löschung oder Vernichtung von Daten gibt die Maßnahme M 2.167 "Auswahl geeigneter Verfahren zur Löschung oder Vernichtung von Daten".

Wenn die Software weiterverwendet werden soll, ist darauf zu achten, dass die Lizenz die Organisation nicht unkontrolliert verlässt.

Es ist ein dokumentierter Prozess gemäß Baustein B 1.15 "Löschen und vernichten von Daten" zu erstellen, der die Prozessschritte der Aussonderung und Entsorgung beschreibt und die Phasen der Informationsklassifikation, der Datensicherung, Löschung und Entsorgung dokumentiert.

Prüffragen

- Ist ein Prozess erstellt worden, der zumindest die Phasen der Datensicherung und der Löschung sowie der Entsorgung dokumentiert?
- Ist in dem Prozess auch die Sicherung einer schützenswerten Lizenz bedacht worden?

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